M-Files OpenText
M-Files OpenText proposent tous deux des fonctionnalités de gestion documentaire et de gestion de contenu de niveau entreprise, mais leurs approches en matière de gestion de l'information sont fondamentalement différentes.
M-Files une architecture axée sur les métadonnées et privilégiant le contexte, qui relie les contenus entre différents systèmes. OpenText est une plateforme traditionnelle de gestion de contenu d'entreprise, articulée autour de référentiels, de modules et de déploiements structurés.
Cette distinction a des répercussions sur la facilité d'utilisation, la complexité de mise en œuvre, l'évolutivité et la valeur à long terme.
M-Files OpenText : lequel vous convient le mieux ?
| La solution GED basée sur les métadonnées | OpenText | |
|---|---|---|
| Le plus adapté | Une gestion des documents basée sur les métadonnées qui aide les utilisateurs à trouver des informations, quel que soit leur emplacement de stockage | Gestion de contenu d'entreprise pour les grandes organisations ayant des besoins complexes et disposant de ressources informatiques dédiées |
| Processus | Automatisation des flux de travail et des documents pour rationaliser les processus axés sur les documents | Des flux de travail structurés qui nécessitent généralement une configuration et l'intervention du service informatique pour leur mise en œuvre et leur maintenance |
| Gouvernance | Fonctionnalités intégrées de sécurité, de contrôle des autorisations et de conformité | Des fonctionnalités complètes de gestion des documents, qui nécessitent souvent une configuration et une administration supplémentaires |
| Intelligence | Fonctionnalités basées sur l'IA qui classent et organisent automatiquement les informations | Fonctionnalités d'IA disponibles via des modules complémentaires ou la configuration, avec des capacités d'automatisation limitées dès l'installation |
| Intégrations | S'intègre à des systèmes tels que CRM les ERP afin d'améliorer la précision des informations | S'intègre aux systèmes d'entreprise, mais nécessite généralement une configuration et une personnalisation plus complexes |
En quoi M-Files démarque d'OpenText
| Différence en termes de capacités clés | La solution GED basée sur les métadonnées | OpenText | Impact sur l'activité |
|---|---|---|---|
| Architecture de l'information |
Une architecture basée sur les métadonnées, dans laquelle le contenu est organisé en fonction de sa nature
|
Architecture basée sur un référentiel, avec des référentiels de contenu structurés et des modules
|
Une architecture axée sur les métadonnées améliore l'évolutivité et réduit les doublons, tandis que les structures ECM traditionnelles peuvent devenir complexes et rigides au fil du temps |
| Organisation du contenu |
Les vues dynamiques permettent à un même document d'exister dans plusieurs contextes sans duplication
|
Contenu organisé en référentiels, dossiers et couches d'application
|
Améliore la visibilité et élimine les doublons, en particulier dans les environnements complexes impliquant plusieurs services |
| Recherche et extraction |
Recherche contextuelle et basée sur les métadonnées, tous systèmes confondus
|
Effectuez des recherches dans plusieurs référentiels grâce à l'indexation et aux requêtes structurées
|
Un accès plus rapide aux informations pertinentes dans l'ensemble des systèmes, plutôt que de devoir effectuer des recherches au sein de structures prédéfinies |
| Automatisation des workflows |
Flux de travail déclenchés par des métadonnées et basés sur le cycle de vie
|
Outils avancés d'automatisation des processus et de gestion des dossiers
|
M-Files une automatisation des flux de travail plus adaptative et plus flexible, liée à l'état des documents, au contexte métier et au cycle de vie du contenu, tandis qu'OpenText intègre les documents directement dans des processus métier pilotés par le système |
| L'IA dans la gestion de contenu |
IA intégrée pour la classification automatique, l'enrichissement des métadonnées et l'automatisation des flux de travail
|
Fonctionnalités d'IA disponibles via OpenText Aviator et ses modules complémentaires
|
L'IA améliore l'efficacité et la précision des données, M-Files sur l'intelligence intégrée plutôt que sur l'ajout de composants supplémentaires |
| Expérience Microsoft Teams |
Intégration poussée à Microsoft 365, notamment Teams, Outlook, SharePoint et Azure
|
Intégrations disponibles mais non natives de l'écosystème Microsoft
|
L'expérience native de Microsoft favorise l'adoption par les utilisateurs et permet des flux de travail fluides au sein d'outils familiers |
| Intégration des secteurs d'activité |
Se connecte aux systèmes CRM, ERP et autres sans nécessiter de migration
|
S'intègre via des API, des connecteurs et des extensions de plateforme
|
M-Files une vue unifiée de l'ensemble des systèmes, sans nécessiter d'intégration plus complexe ni d'efforts de mise en œuvre supplémentaires |
| Déploiement et flexibilité |
Options de déploiement dans le cloud, sur site et en mode hybride
|
Options de cloud, sur site et de cloud privé avec une configuration d'entreprise
|
M-Files une grande flexibilité pour une mise en œuvre progressive et les environnements hybrides |
| Contrôles d'accès et traçabilité |
Autorisations dynamiques basées sur les métadonnées, avec des pistes d'audit complètes
|
Sécurité basée sur les rôles, avec des contrôles d'audit et de conformité de niveau entreprise
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Les autorisations dynamiques réduisent la charge administrative, tandis que les autorisations centralisées, bien que très efficaces, peuvent manquer de souplesse |
| Automatisation du cycle de vie des identités |
Les autorisations et les droits d'accès évoluent automatiquement en fonction des métadonnées et du cycle de vie du contenu
|
Gestion des identités et des accès via des rôles, des groupes et des systèmes IAM externes
|
Avec M-Files, la gestion manuelle des accès est réduite et la conformité tout au long du cycle de vie est renforcée, par rapport à des contrôles d'accès gérés de manière plus administrative |
| Approche par plateforme |
Une plateforme unifiée, basée sur les métadonnées, qui relie les contenus, les processus et les systèmes
|
Plateforme modulaire d'ECM et de services de contenu comprenant plusieurs composants
|
M-Files une expérience plus simple et unifiée, grâce à une orientation ciblée et stratégique au sein de l'écosystème Microsoft, plutôt que de miser sur l'étendue et la complexité d'écosystèmes allant au-delà de la gestion documentaire |
Prêt à constater la différence ?
Discutez avec un expert et découvrez pourquoi des entreprises de tous les secteurs préfèrent M-Files plateformes traditionnelles de gestion de contenu d'entreprise.
“ We had various systems in place that didn't communicate well with each other, making it hard to track changes and ensure consistency. The biggest reason we chose M-Files was the price. It was significantly more affordable than the alternatives while still offering the functionalities we needed. ”
Mike Dayhoff, Director of Toll Architecture Technology, Toll Brothers
Reconnu par plus de 6 000 entreprises à travers le monde dans les secteurs où la gestion documentaire joue un rôle central
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Conçu pour les environnements Microsoft
Microsoft 365 est l’environnement dans lequel le travail s’opère au quotidien, mais l’information y devient rapidement fragmentée et difficile à maîtriser. M-Files apporte structure et contexte aux contenus Microsoft, garantissant une information gouvernée, facilement recherchable et prête à être exploitée par l’intelligence artificielle.
Grâce à l'automatisation basée sur les métadonnées dans Microsoft 365, M-Files aide les entreprises à réduire les risques, à gagner en efficacité et à faire évoluer la gestion de l’information en toute confiance. Adopté par des milliers d’organisations à travers le monde, M-Files a fait ses preuves dans des environnements complexes de niveau entreprise.
Conception axée sur le contexte
M-Files : quatre exigences pour pour les entreprises d'aujourd'hui
Mettez vos documents au service de votre activité
Relie les documents entre les différents systèmes afin que les équipes utilisent toujours des informations fiables et mises à jour.
Automatisez les tâches fastidieuses liées aux documents
Automatise le classement, l'acheminement, les autorisations et la conservation afin de réduire le travail manuel et d'assurer la cohérence.
Accompagnez les équipes là où elles travaillent
Fonctionne nativement à Microsoft 365, ce qui permet de conserver les documents dans des outils familiers avec une gouvernance cohérente.
Adaptez-le à votre entreprise
Adapte les métadonnées, les workflows et les politiques à vos processus uniques, sans code personnalisé.
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Questions fréquemment posées
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